Documentación de nuestro sistema de calidad

Todas las empresas, tengan o no implantado un sistema de gestión de la calidad, tienen la necesidad de poseer una documentación que les permita difundir, conservar y compartir los conocimientos de la organización, así como presentar la evidencia de que se ha cumplido lo que en su momento se planificó

 

La norma exige que todos los documentos del sistema de gestión de la calidad estén debidamente controlados e igualmente permite que se encuentren en cualquierAdela tipo de soporte: papel, informático, fotografías, etc.

 

Vamos a ver la documentación que integra un sistema de calidad:

 

  • Documento, supone la información en sí y se materializa en el medio que soporta.

  • Procedimiento: Es la forma detallada de la que se lleva a cabo una actividad o un proceso. En nuestra empresa contamos con diecisiete.

  • Registro: Donde quedan plasmados los resultados obtenidos y que deberán usarse para las tareas que así lo requieran.

  • Manual de calidad: Donde se detalla el sistema de gestión de la calidad de una empresa y contendrá, como mínimo, el alcance del mismo incluyendo los detalles, los procedimientos documentados y la identificación de los procesos del sistema de gestión de la calidad.

  • Plan de calidad: documento donde se especifica qué procedimientos deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto o producto. 

La documentación que requiere un sistema de calidad no es siempre la misma; ésta  depende de la Adela1extensión y complejidad de la empresa. Sin embargo, cualquier sistema de calidad tiene que constar de un manual de calidad, unos procedimientos y unos registros.

 

Obviamente, el hecho de que en una empresa haya una gestión de la calidad es producto de la existencia en la misma de una Política de calidad; en Decroly esta política persigue tres objetivos:

 

  • Aumentar y motivar la competencia y el rendimiento de nuestros empleados.

  • Aumentar el rendimiento y la eficacia general de nuestra empresa, basándonos en una gestión por procesos, lo cual nos permite de una forma más eficaz gestionar nuestras actividades y nuestros recursos teniendo en cuenta las necesidades de los clientes y la evolución de los mismos.

  • Proporcionar a nuestros clientes asesoría en nuestros productos para poder satisfacer totalmente sus requerimientos.

Asimismo cuando se tiene implantado un sistema de gestión de la calidad, resulta  necesario contar con unos mecanismos de control que garanticen el uso y la distribución correcta de toda la documentación, y para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

  • Los documentos tienen que estar identificados, razón por la que se les asigna un código de manera que no puedan existir dos documentos con el mismo código.Adela2

  • Debe figurar la firma del autor del documento y de la aprobación del mismo para que quede bien registrado quién lo ha creado y quién autoriza que el documento en concreto forme parte del sistema de gestión de la calidad.

  • Los documentos periódicamente deben ser revisados, y puede que se produzcan cambios o no.

  • Debe existir un listado de los documentos vigentes, que son los que se tienen que utilizar; los obsoletos deben ser marcados como tales y ser retirados (existirá un procedimiento que describa cómo se tiene que actuar para asegurar que sólo la documentación vigente será la utilizada en toda la empresa).

 

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